Obligaciones de Administrador De Fincas

Funciones Generales del Administrador de Fincas

El administrador de fincas desempeña un papel fundamental en la correcta gestión de las comunidades de propietarios. Su responsabilidad abarca diversas áreas clave que aseguran la operatividad y el bienestar de la comunidad.

Gestión Financiera y Contable

Entre las principales funciones financieras se encuentran:

Ocupación de zonas comunes

• Elaboración y seguimiento del presupuesto comunitario: Se requiere realizar un estudio exhaustivo de los ingresos y gastos para proponer un presupuesto anual que debe ser ratificado por los propietarios. Por ejemplo, si se prevé una reparación mayor, el presupuesto debe contabilizar esos gastos para evitar sorpresas económicas.
• Recaudación de cuotas y gestión de morosos: Es esencial garantizar que todos los propietarios cumplan con sus obligaciones de pago. En caso de morosidad, el administrador debe iniciar acciones legales para recuperar los importes adeudados.
• Supervisión y control de gastos: Se debe llevar un estricto control sobre los gastos, asegurando que se alineen con el presupuesto aprobado y negociando con los proveedores para obtener tarifas justas.
• Informes financieros: La generación de informes claros es crucial para que los propietarios comprendan el estado económico de la comunidad. Estos informes deberían presentarse durante las reuniones anuales o cuando sean solicitados.

Obligaciones y Responsabilidades

Las obligaciones del administrador son diversas y deben cumplirse a cabalidad, incluyendo:

• Cumplir acuerdos: El administrador debe velar por el cumplimiento de los acuerdos adoptados en las juntas de propietarios.
• Obligaciones administrativas y contables: Implica la preparación del plan de gastos y la contabilidad de la comunidad, además de gestionar el pago de gastos e impuestos.
• Custodia de la documentación: Es necesario guardar toda la documentación pertinente de la comunidad durante un mínimo de 5 años.
• Gestión del mantenimiento del edificio: El administrador debe atender el mantenimiento y las reparaciones. En casos de emergencia, actuar pronto y notificar a los propietarios posteriormente. Para reparaciones no urgentes, se deben solicitar varios presupuestos para su aprobación.
• Controlar a los proveedores externos: Asegurarse de que todos los servicios del edificio estén funcionando adecuadamente y realizar seguimientos de calidad.

Otros Aspectos Importantes

Es fundamental que el administrador también aborde otros aspectos relevantes como:

• Asesoramiento a la Junta de Propietarios: Actuar como un recurso en diversas materias y estar presente en las juntas para mediar donde sea necesario.
• Actuar como Secretario: Desempeñar el rol de secretario y documentar adecuadamente las decisiones tomadas en las juntas.
• Velar por el buen régimen de la comunidad: Promover el correcto funcionamiento de la comunidad e intervenir en la conservación del edificio.
• Ejecutar acuerdos de obras: Llevar a cabo las obras aprobadas por la comunidad es vital para mantener la infraestructura adecuada.
• Gestión de situaciones con vecinos morosos: Implementar diversas estrategias para tratar de recuperar los importes adeudados por los propietarios morosos.
• Gestión de convenios y trámites: Realizar gestiones necesarias para obtener permisos o llevar a cabo proyectos que requieran acuerdos formales.

Transparencia y Cercanía

La relación entre el administrador y los propietarios debe basarse en la transparencia y la cercanía. Es esencial que:

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• Transparencia en la gestión: Todas las cuentas y actuaciones deben ser claras, manteniendo informados a los propietarios sobre la situación de la comunidad.
• Cercanía al propietario o vecino: Un administrador accesible y disponible para atender las inquietudes de los vecinos es clave para prevenir conflictos.

Excepciones y Responsabilidades Legales

El administrador también debe ser consciente de diversas excepciones y responsabilidades que pueden surgir:

• Servicios Extras: Puede haber situaciones donde se cobren tarifas por servicios no incluidos, como asesoría legal o servicios especiales.
• Actuación Negligente: Un administrador que actúe de forma negligente o que cause daño a la comunidad por apropiación de fondos u otra falta, puede enfrentarse a serios problemas legales.

Proceso de Remoción

Si un administrador no cumple con sus responsabilidades, la comunidad tiene la potestad de removerlo mediante una votación en la junta de vecinos, siempre que se demuestre su negligencia o incumplimiento.

Conclusión

El papel del administrador de fincas es esencial para el buen funcionamiento de las comunidades de propietarios. Sus múltiples funciones, desde la gestión financiera hasta el mantenimiento del edificio, están diseñadas para garantizar una administración eficiente y responsable. Es recomendable que los propietarios se mantengan informados y participen en las decisiones de la comunidad para asegurar una buena gestión.

Presidente de la comunidad de propietarios

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